Mobilná etiketa

Telefón, tablet, počítač. Bez nich už z domu nevychádzame. Naša kancelária je všade prítomná s nami, kdekoľvek sa nachádzame. Napriek tomu, že nám technika umožňuje úradovať azda aj z lavičky v parku, neznamená to, že všetko je dovolené. Nové technológie so sebou prinášajú aj nové spoločenské pravidlá.

Telefón, tablet, počítač. Bez nich už z domu nevychádzame. Naša kancelária je všade prítomná s nami, kdekoľvek sa nachádzame. Napriek tomu, že nám technika umožňuje úradovať azda aj z lavičky v parku, neznamená to, že všetko je dovolené. Nové technológie so sebou prinášajú aj nové spoločenské pravidlá.

Videli ste už niekedy tínedžerov, ktorí sedia pri jednom stole a píšu si cez chat? V dnešnej dobe to nie je až taký nevídaný úkaz, hoci ilustruje, ako nám mobily, tablety a komunikátory zasahujú do zaužívaných modelov komunikácie. Ak chceme, aby nám tieto technologické výdobytky slúžili a nestali sme sa ich otrokmi, musíme si v prvom rade uvedomiť, že najdôležitejší je a vždy bude – človek. Ten, ktorý je na druhom konci linky alebo sa stane príjemcom vášho e-mailu. A práve preto dodržiavame aj v tejto oblasti pravidlá etikety.

Telefón

Boli ste už núteníodpočuť desaťminútový rozhovor neokrôchanca, ktorý sa so svojimi osobnými problémami zveroval niekomu na druhom konci telefonickej linky a zároveň ďalším dvadsiatim ľuďom, ktorí mali tú smolu, že práve v tom čase sedeli v tej istej kaviarni? Iste ste to považovali za vrcholne nevkusné. Prvé pravidlo mobilnej komunikácie teda znie – diskrétne. Hoci máme tendenciu do telefónu hovoriť o čosi hlasnejšie než normálne – možno preto, že ten druhý je tak ďaleko –, ak chceme telefonovať v kaviarni (reštaurácii, čakárni u lekára...), musíme svoj hlas stlmiť. Ak to nie je možné, alebo je to na úkor zrozumiteľnosti, musíte si hovor odpustiť alebo si nájsť iné, vhodnejšie miesto na telefonovanie.

A čo slušnosť voči volanému? Keďže mobilom môžeme zastihnúť ľudí v rôznych situáciách prakticky kedykoľvek, naša prvá reakcia hneď po pozdrave a predstavení sa by mala byť: „Môžem? Máte na mňa chvíľku?“. Až keď sa uistíte, že volaný je pripravený venovať vám niekoľko minút svojho času, prejdite k veci. V opačnom prípade ponúknite, že zavoláte neskôr. Tento variant je vhodné zvoliť, tiež ak vycítite z hlasu v aparáte istú nervozitu alebo rušivé zvuky v okolí. Môže sa totiž pokojne stať, že kým vy zanietene vysvetľujete hlavné benefity vašej ponuky, na druhom konci je človek platiaci pri pokladnici v obchode a vníma vás len na pol ucha, ak vôbec.

Problematické je i telefonovanie v určitých hodinách. Ak niečo potrebujete pred ôsmou ráno alebo po siedmej večer, prípadne viete, že dotyčný je aktuálne v zahraničí, voľte radšej esemesku. Ak vám dotyčný zavolá späť, je to znakom, že sa vám napriek neštandardnej situácii je ochotný venovať.

Tým sa však etiketa telefonovania nekončí. Ak ste si mysleli, že vyložiť mobil na stôl počas obeda je znakom dôležitosti, boli ste na omyle. V skutočnosti priznávate, že si neviete zorganizovať čas. Ak ste v kaviarni, kde si pri káve sami vybavujete zameškané, je to v poriadku. Ak však máte rokovanie, dávate tým najavo, že ktokoľvek, kto vám v tej chvíli zavolá, je dôležitejší než ten, s kým sedíte. Telefón si teda vypnite a schovajte ho. Navyše, vybavovanie telefonických hovorov či písanie sms počas oficiálnych podujatí, slávnostných večerí či dokonca v divadle je prejavom nevychovanosti.

Naopak, po rokovaní si dôsledne skontrolujte, kto vám telefonoval, a hovory opätujte. Ak to nie je možné v časovom horizonte hodiny, napíšte esemesku, že ste zaneprázdnený, a uveďte čas, kedy budete môcť zavolať späť. Nezavolať späť saznovu považuje za pohŕdavosť. Ak sa hovor predčasne preruší, pravidlom je, že sa opäť ozýva volajúci.

A na záver azda pár pravidiel, ktoré patria medzi základné zásady – počas telefonického hovoru nepite, nežujte, ani nefajčite. Že to nepočuť? V skutočnosti snímač tieto zvuky umocňuje a pre volaného môže byť takýto rozhovor veľmi nepríjemným zážitkom. Usaďte sa pohodlne, aby sa vám dobre dýchalo, a hovorte jasne a zrozumiteľne.

Notebook a tablet

Ak by sa zdalo, že notebook je podstatne menej rušivý než telefonický hovor, jeho používanie vás tiež nemusí vykresliť len v tom najlepšom svetle. Ak máte počas rokovania vyložený laptop, na ktorom máte pripravené prezentácie a iné dôležité dokumenty, je to v úplnom poriadku. Ak si však počas porady čítate maily, alebo na ne dokonca odpovedáte, už to v poriadku nie je. Na jedálenskom stole je počítač úplne neprijateľný. Tu ho môže zaskočiť tablet, ale opäť len v prípade, že ide o pracovnú časť stretnutia, keď najedení pri káve rozoberáte biznis.

E-mail

Elektronická pošta už takmer úplne vytesnila tú skutočnú – maily sú rýchle, operatívne, praktické. Neznamená to však, že nemajú svoje náležitosti. V prvom rade mail by mal obsahovať oslovenie, stručné jadro s informáciami a pozdrav na záver. Je možné písať maily aj bez diakritiky – aby ste sa vyhli rôznym nepríjemnostiam s nezrozumiteľnými znakmi v prípade nekompatibility. To sa však týka len tela e-mailu – ak niekomu zašlete v prílohe podklad k projektu a absenciu mäkčeňov a dĺžňov nonšalantne vysvetlíte, že ste tak zvyknutí, budú vás v lepšom prípade preklínať pri ich dopĺňaní, v tom horšom sa s vami už do ničoho ďalšieho nepustia.

Podobne to funguje so skratkami. Môžete ich používať v prípade, že ide o všeobecne známe a zaužívané skratky alebo biznis žargón, ktorý v tíme používate. Medzi najpoužívanejšie patria BTW (z anglického „by theway“, mimochodom), FYI (foryourinformation, pre vašu informáciu) alebo populárne ASAP (assoonaspossible, čím skôr). Nepoužívajte však skratky, ktoré ste aktuálne vytvorili, alebo aspoň neočakávajte, že vám budú ostatní rozumieť. Podobne sa skúste vyvarovať prejavov emócií v písanom slove – vo forme výkričníkov, záplavy otáznikov či takzvaných smajlíkov. Môžete si ich dovoliť, len ak sa s príjemcom dobre poznáte.

E-mail musí tiež obsahovať podpis v predpísanom firemnom formáte s vašimi kontaktnými údajmi. Rovnako pozor na úpravu. Nepoužívajte divotvorné farby, rôzne formáty a veľkosti písma. Dodržujte predpísanú úpravu a snažte sa byť skôr stručný. Obsiahlejšie informácie umiestňujte radšej do príloh, hoci na tie tiež pozor. Určite neprikladajte obsiahle dokumenty alebo veľké obrázky. Vy máte pocit, že ste oživili text obrázkom, ktorý mal zhodou okolností 8 MB. Tí, čo si budú sťahovať 10 minút na mobilnom zariadení niečo, čo nemá žiadnu pridanú informačnú hodnotu, však túto dodatočnú kreativitu nemusia natoľko oceniť.

A akokoľvek sa to môže zdať staromódne – listová komunikácia ešte nevymrela. Oficiálne dokumenty musia ísť stále v origináli poštou a rovnako je to v prípade, ak chcete urobiť dojem. Zrejme sa zhodneme, že pozvánka odoslaná mailom sa nedá porovnať s graficky pekne spracovanou pozvánkou vytlačenou na luxusnom papieri, ktorú vám v peknej obálke doručia do vlastných rúk.

Zdieľať článok